روابط عمومی مجموعه ای از عملیات ارتباطی اگاهانه مبتنی بر برنامه و تحقیق است که با استفاده از شیوه های علمی و هنری به دنبال ارتباط با مردم و اطلاع یابی از نظرات آنان، تجزیه و تحلیل گرایش های مخاطبان و افکار عمومی به منظور گفتگو با آنان برای رسیدن به تفاهم و با کاربرد روش ها و ابزارهای ارتباطی، نوشتاری، گفتاری و شنیداری است.
شرح وظايف روابط عمومي :
مهمترين وظيفه روابط عمومي، شناخت افكار عمومي و نفوذ در آن براي جلب رضايت افكارعمومي نسبت به سازمان است كه هم در درون سازمان و هم در بيرون از سازمان دنبال مي‌شود. بي‌ترديد، اين وظيفه در قالب مجموعه‌اي از فعاليتهاي ارتباطي صورت مي‌گيرد كه مي‌توان آنها را تحت عناوين ارتباطات، امور فرهنگي و نمايشگاهها، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامه‌ريزي‌دسته‌بندي كرد. كه در زير به تشريح اين وظايف مي‌پردازيم.
ارتباطات :
- سياستگذاري، برنامه‌ريزي و كاربرد شيوه‌ها و برنامه‌هاي مناسب براي انعكاس اهداف، سياستها، فعاليتها، برنامه‌ها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه‌ها و جامعه.
- گردآوري، جمع‌بندي و تحليل نظرها و ديدگاههاي مردم، نخبگان و رسانه‌ها در زمينه فعاليتهاي‌سازمان و ارائه آن به مديريت.
-تلاش براي تقويت هرچه بيشتر روحيه تفاهم بين كاركنان و مديران و هميت سازماني و زمينه‌سازي‌براي برقراري ارتباطات بين آنان.
-اعلان مواضع سازمان.
-عضويت و شركت در جلسه‌هاي مهم سازمان به منظور آگاهي از سياستها، خطمشي‌ها، برنامه‌ها وروند فعاليتها و نيز آگاهي از نتايج ساير نشستها و گردهمايي‌ها و جلسه‌ها.
- تدوين "تقويم جامع ارتباطات سازماني" در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان با شخصيتهاي حقيقي و حقوقي، كاركنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي وتلطيف روابط و تنظيم افكار عمومي.
- تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان‌سازمان.
-برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني به مردم درباره عملكرد سازمان به انگيزه تنوير افكار عمومي.
- تدوين برنامه سالانه مصاحبه‌هاي مسئولان سازمان با مطبوعات، متناسب با اولويتهاي سازماني ونيازهاي افكار عمومي.
-تهيه و تنظيم اطلاعات پايه‌اي از سازمان براي ارائه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف.
- ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاري‌ها و بهره‌برداري بهينه از آنها براي‌اطلاع رساني به مردم.
امور فرهنگي و نمايشگاهها :
- مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهمايي تخصصي و عمومي سازمان.
- پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در گراميداشت ايام و مناسبتهاي ويژه.
- تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي - تبليغي در ساختمانها و محوطه‌ها.
-مديريت نمايشگاهها (سالانه، دايمي و ...) در خارج و داخل سازمان.
-طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها).
- تهيه، تدوين و اجراي تقويم مراسم داخل سازمان.
-راه‌اندازي و اداره اتاق کتاب و اتاق انتظارات سازمان.
-توليد و سفارش ساخت آگهي‌هاي تلويزيوني و فيلم‌هاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستندسازي سازمان.
انتشارات :
-تدوين كتب، جزوه‌ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان.
-گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهاي مربوط به سياستها، فعاليتها، طرحها و برنامه‌ها؛ باشيوه‌ها و قالبهاي مؤثر و مناسب.
-تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه سازمان براي ارائه به افكار عمومي.
-انتشار نشريه داخلي و برون سازماني سازمان.
سنجش افكار:
-تهيه گزارشهاي تحليلي ادواري (ماهانه/فصلي/سالانه) از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي‌ارائه به مديريت.
-نقد و بررسي بازتاب فعاليتهاي سازمان در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاهها از يكسو و مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارائه گزارش آن به مديريت.
-سنجش افكار عمومي درون سازماني به منظور بازيابي مسائل و ارائه راه‌كارهاي مناسب به مديريت.
-طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هرچه‌مؤثرتر در بهبود جريان امور سازمان.
پژوهش و برنامه‌ريزي :
- تهيه گزارشهاي عملكرد دوره‌اي از فعاليتهاي روابط عمومي.
- نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليتهاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي.
- نظارت و ارزيابي فعاليتها و اعمال نتايج حاصل در برنامه‌ها و فعاليتهاي آتي.
طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقاء كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان ومردم و دستگاهها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامد.
جايگاه سازماني روابط عمومي :
روابط عمومي زماني مي‌تواند نقش راهبردي خود را در سازمان ايفا كند كه در تشكيلات سازمان‌جايگاه مناسبي داشته باشد.
در بسياري از ساختارهاي سازماني، مشاهده مي‌شود كه روابط عمومي به عنوان يك واحد فرعي‌امور اداري يا امور خدماتي منظور شده است كه در اين صورت روابط عمومي نمي‌تواند جايگاه و نقش‌راهبردي داشته باشد، زيرا طبعاً شرايط احراز شغل مسئول روابط عمومي حتي از شرايط احراز شغل‌مدير اداري پايين‌تر است.
در سازمانهايي كه واحد روابط عمومي در جدول سازماني بلافاصله زير نظر مدير عالي سازمان قراردارد نشان دهنده توجه به روابط عمومي به عنوان يك عنصر راهبردي است. در بسياري از موارد، روابط عمومي عملاً نقش راهبردي خود را در سازمان ايفا نمي‌كند. اين مشكل ازدو جهت ناشي مي‌شود:
1-عدم اطلاع كافي مديران ارشد از نقش و اهميت روابط عمومي به عنوان يك عنصر كمك‌كننده به طرح‌ريزي‌هاي استراتژيك و زمينه‌سازي تصميمات، اجرا و ارزيابي عملكرد برنامه‌هاي راهبردي سازمان.
2- قرار ندادن افرادي با دانش و بينش و منش لازم در چنين جايگاه سازماني كه بتواند سازمان را در اعمال مديريت راهبردي ياري كند. در اين صورت است كه روابط عمومي فقط مي‌تواند مراسم و جشن‌ها را ترتيب دهد و پرچم به دور ديوار سازمان بزند.
اگر بخواهيم روابط عمومي نقش راهبردي در سازمان داشته باشد، لازم است ضمن در نظر گرفتن جايگاهي مناسب در ساختار سازماني براي اين واحد و شرايط احرازشغلي متناسب با مديران ارشد سازمان، آنان را در طرح‌ريزي‌هاي راهبردي سازمان مستقيماً دخالت‌دهيم.
بهتر است تمام خدمات تخصصي‌مورد نياز واحد روابط عمومي در داخل يك واحد سازماني قرار گيرد و مسئوليت اصلي همه اين‌اقدامات به عهده مدير روابط عمومي باشد. طبيعي است كه تشكيلات سازماني واحد روابط عموي درسازمانهاي بزرگ با سازمانهاي متوسط و كوچك متفاوت خواهد بود.
تفاوت بين روابط عمومي و تبليغات :
يكي از موضوعات مهم براي كساني كه به كار روابط عمومي اشتغال دارند، تفكيك بين تبليغات وروابط عمومي است. اگر اينان بدون ملحوظ داشتن وجوه افتراق تبليغات با روابط عمومي به فعاليتهاي خود رنگ تبليغات بدهند، به سمت فعاليتهايي گرايش خواهند يافت كه تفاوت اساسي با ماهيت فعاليتهاي روابط عمومي دارد. بايد توجه داشت كه اين تفاوت در واقع از سلطه‌جويي برمخاطب در فعاليتهاي تبليغي تا ايجاد ارتباط متقابل و مبتني بر گفت و گو با مخاطب در فعاليت‌هاي‌روابط عمومي توسعه پيدا مي‌كند. بنابراين رفع ابهام و مشخص كردن تفاوت‌هاي روابط عمومي با تبليغات براي شاغلين روابط عمومي بسيار ضروري است. هدف اين مبحث، روشن‌سازي وجوه افتراق بين روابط عمومي و تبليغات است.
توجه به اين نكته اساسي ضروري است كه كاركنان روابط عمومي با حركت به سمت تبليغات از [ارتباطات مشاركت‌آميز] به سمت "ارتباطات سلطه‌آميز" گام بر مي‌دارند و گام به گام از فلسفه روابط عمومي كه همانا مردمداري است، دور مي‌شوند.
تعريف و ويژگيهاي روابط عمومي :
1-روابط عمومي در پي ارتباط دو سويه با مخاطب است.
2-مخاطب در برنامه‌ريزي‌هاي روابط عمومي با آگاهي كامل ايفاي نقش مي‌كند و سهيم است ؛
3- روابط عمومي صرفاً به دنبال "اطلاع‌رساني" نيست، بلكه مكمل اين فرآيند را "اطلاع يابي"مي‌داند. در واقع، روابط عمومي از طريق "اطلاع‌يابي" بر اهميت تأثيرپذيري از افكار عمومي‌صحه مي‌گذارد.
روابط عمومي مطلوب :
يك روابط عمومي كه در پي كسب مطلوبيت كامل است، بايستي چند اصل مهم را مدنظر قرار دهد.در اين قسمت به تبيين اصولي كه براي رسيدن به اين هدف لازم است، مي‌پردازيم.
توجه به اصول اخلاقي :
يك روابط عمومي كارآمد براي سلامت حرفه‌اي خود، ناگزير از رعايت اصول اخلاقي حرفه روابط عمومي و تدوين آئين‌نامه‌هاي رفتاري در روابط عمومي است. بطور كلي، بعضي از صاحبنظران، تدوين‌اصول اخلاقي روابط عمومي را به سه دليل لازم مي‌دانند :
1-ارائه راهنماي عمل براي كارگزاران روابط عمومي.
2-وجود ميزاني براي تطبيق انتظارات.
3-ايجاد امكان تميز دادن روابط عمومي از ساير فعاليتها.
قدرت مشاوره مديريت :
يكي از وظايف اساسي مديريت يك روابط عمومي كارآمد، مشاوره مديريت سازمان مربوطه است.ارائه خدمات مشاوره‌اي توسط روابط عمومي به مديريت در يك روابط عمومي كارآمد بايستي از سطح‌انعكاس اطلاعات فردي توسط مدير روابط عمومي فراتر رود و براي توليد اطلاعات مشاوره‌اي،سازماندهي مشخصي صورت گيرد. در واقع روابط عمومي كارآمد، با تغذيه اطلاعاتي مديران، ضريب‌واكنش پذيري آنان را در تصميم گيريهاي درون و برون سازماني افزايش داده و به عنوان بازوي مديريت‌عمل مي‌كند
كارآيي روابط عمومي داخلي :
از جمله ابعاد بسيار مهم روابط عمومي، [ روابط عمومي داخلي] است. در روابط عمومي‌هاي ناكارآمد، گرايش اصلي به سمت بيرون از سازمان است، در حالي كه در روابط عمومي كارآمد، روابط عمومي داخلي از اهميت نسبتاً بيشتري برخوردار است؛ چرا كه اگر آثار عملكرد روابط عمومي بتواندكاركنان سازمان را جلب و اقناع كند، در كارآيي و عملكرد بيشتر آنان، افزايش بهره‌وري سازماني، جلب وتأمين رضايت ارباب رجوع، ايجاد تفاهم بيشتر بين مديريت و كاركنان و افزايش هميت سازماني مؤثرواقع خواهد شد و در نهايت هر يك از كاركنان را به مبلغي براي سازمان تبديل خواهد كرد.
برنامه‌ريزي براي رهبران فكري :
از مشخصه‌هاي روابط عمومي كارآمد، داشتن برنامه‌هاي خاص براي هر يك از اقشار جامعه يامخاطبان خود است. يكي از اين قشرها، رهبران فكري هستند. تحقيقات نشان مي‌دهد كه اين افراد، افرادي هستند كه وسايل ارتباط جمعي به واسطه آنان، پيامهاي خود را به ساير اقشار جامعه انتقال‌مي‌دهند.
رهبران فكري يا واسطه‌هاي ارتباطي ضمن اخذ پيام از رسانه‌ها، آنها را در يك ارتباط ميان‌فردي به زبان توده به آنها انتقال مي‌دهند. بنابراين مي توان گفت تأثير پيام بر هر يك از اقشار جامعه‌يكسان نيست. در اين ميان رهبران فكري از اهميت والايي در انتقال پيام روابط عمومي به اقشار مختلف‌برخوردار هستند. روابط عمومي كارآمد با برنامه‌ريزي ويژه براي رهبران فكري مي‌تواند كانونهاي انتشارافكار عمومي را هدايت كند. روابط عمومي كارآمد از بين رهبران فكري بايد ليست اسامي افرادي را كه‌بيشتر از سايرين در ارتباط با آن سازمان قرار دارند، تهيه كرده و برنامه‌هاي مختلفي را براي آنها تدارك ببيند. از جمله انتشار بولتن اطلاع رساني ويژه، ترتيب دادن برنامه‌هاي بازديد از طرحها، حضور مسئولان‌سازمان در بين آنها و دعوت از آنان براي شركت در مراسم افتتاح طرحهاي بزرگ و ... مي‌تواند مدنظرباشد.
ارتباط اصولي با رسانه‌ها :
امروزه روابط عمومي نمي‌تواند بدون استفاده اصولي از رسانه‌ها از جمله راديو، تلويزيون ومطبوعات، وظايف اصلي خود را انجام دهد؛ چراكه نفوذ در افكار عمومي و هدايت آن بدون كاربردرسانه‌ها تقريباً محال جلوه مي‌كند. در يك روابط عمومي كارآمد، افزون بر اينكه از نظر ساختاري، بخش‌مستقلي موضوع [ ارتباط با رسانه‌ها] را دنبال مي‌كند، احترام به حرمت حرفه‌اي كارگزاران رسانه‌ها به‌عنوان يك اصل مدنظر بوده و ارتباط با رسانه‌ها بر اساس اعتقاد به نياز متقابل روابط عمومي‌ها ورسانه‌ها به همديگر شكل مي‌گيرد.
كلان نگري در انجام وظايف و تأثيرگذار بودن:
يكي از ويژگيهاي روابط عمومي كارآمد، كلان نگري و توانمندي تأثيرگذاري است. در حال حاضرهدف از عمليات روابط عمومي صرفاً انجام چند وظيفه خاص نظير: توليد و ارسال خبر به رسانه‌ها، نصب پلاكارد و پوستر، انتشار بروشور، برگزاري نمايشگاه و ... نيست؛ بلكه هدف عمده، تأثيرگذاري برروند تصميمات در درون سازمان و حتي بيرون از سازمان و سهيم شدن در جريان تصميم سازي سازمان‌است.
توجه به - بازخورد:
در روابط عمومي كارآمد، جريان مبادله پيام، دو سويه است و لذا به واكنش‌هاي مردم يا مخاطبان درقبال پيامهاي ارائه شده، توجه شده و در ارائه پيامهاي بعدي به آنها ترتيب اثر داده مي‌شود. براي تحقق‌اين جريان مبادله پيام، بايد [ الگوي ارتباطات مشاركت‌آميز] محور ارتباطات روابط عمومي با مردم قرارگيرد. در اين الگو، ضرورت مشاركت مردم در تصميمات و برنامه‌ريزيها مورد توجه قرار مي‌گيرد و سعي‌مي‌شود تا با كاربرد شيوه‌هاي مختلف علمي، واكنش پيام گيران در مقابل پيامها اندازه‌گيري و ارزيابي‌شود و لذا از تحميل پيامها به مردم و يا بي‌توجهي به واكنش‌هاي مردم در مقابل پيامها كه هر دو به[ فقدان مشاركت] مي‌انجامند، اجتناب مي‌شود.
بنابراين در روابط عمومي كارآمد، ارتباط با مردم دو سويه بوده و جريان پيام يك طرفه و از سوي‌روابط عمومي به مردم نيست؛ بلكه توجه به واكنش‌هاي مردم در برابر پيامهاي روابط عمومي حرف‌اصلي را مي‌زند.
داشتن برنامه عمل :
اصولا يكي از اركان روابط عمومي (افزون بر تحقيق و برقراري ارتباط) برنامه‌ريزي است و در روابط عمومي كارآمد به عنوان يك اصل بنيادي مورد توجه قرار مي‌گيرد. برعكس در روابط عمومي ناكارآمد،روزمره‌گي، نمود بيشتري مي‌يابد.
در روابط عمومي كارآمد، تهيه و تدوين برنامه‌هاي كوتاه، ميان و بلند مدت مدنظر قرار گرفته و برنامه‌عمل سالانه روابط عمومي، كليه عمليات ممكن براي اجرا در طول سال را مورد توجه قرار مي‌دهد. دربرنامه عمل روابط عمومي، شناسايي مخاطبان، تعيين اهداف روابط عمومي براساس اهداف سازمان وتعيين پيامهاي روابط عمومي و تهيه پيش نويس برنامه و مشورت با مسئولان، مراحل اساسي‌برنامه‌ريزي را تشكيل مي‌دهند.
روابط عمومي كارآمد حتي براي بعضي امور غير قابل پيش‌بيني نيز تمهيداتي را در برنامه عمل خودمي‌انديشد. لحاظ كردن [ ستاد بحران] با اهداف، وظايف، نيروي انساني، بودجه و شيوه عمل معين درقالب برنامه سالانه روابط عمومي؛ نوعي برنامه‌ريزي براي مواجهه با امور غير مترقبه در روابط عمومي‌است.
همچنين در روابط عمومي كارآمد، براي هر فعاليتي، تقويم جداگانه‌اي تنظيم مي‌شود. براي مثال‌اموري همچون مصاحبه، ملاقات‌هاي مردمي، مناسبت‌ها، مراسم، نمايشگاه، انتشارات، سخنراني و ...هر كدام بايد يك تقويم زماني جداگانه‌اي داشته باشد
اطلاع يابي :
گرچه اطلاع‌رساني اصولي از ويژگيهاي روابط عمومي كارآمد است، ليكن در مفهوم نوين روابط عمومي، آنچه اولويت بيشتري دارد، اطلاع يابي است. به عبارت ديگر، روابط عمومي به جاي اين كه مدام از طرف سازمان براي مردم پيام و اطلاع‌رساني كند، سعي دارد نگاه مردم را به سازمان تفسير كرده وآن را در اختيار مديريت سازمان قرار دهد و لذا [اطلاع‌يابي] را بر [ اطلاع‌رساني] ترجيح مي‌دهد.
مهمترين شيوه اطلاع يابي از افكار عمومي، سنجش افكار عمومي است. در يك روابط عمومي‌كارآمد اين اقدام از اهميت بسياري برخوردار بوده و بخش مستقلي براي آن منظور مي‌شود.
همچنين اجراي [ نظام پيشنهادها] براي آگاهي از نقطه نظرات اصلاحي كاركنان و اقشار مختلف مردم‌به جاي شيوه سنتي و ناكارآمد جمع‌آوري پيشنهادها از طريق صندوق‌هاي نصب شده در ساختمانها؛تحليل محتواي مطبوعات و تحليل تماسها و مكاتبات مردمي، مجاري ديگر اطلاع‌يابي از افكار عمومي‌داخل و بيرون از سازمان است.
بنابراین زمره وظایف مدیر روابط عمومی موسسه تیزهوشان در فعالیتهای درون و برون سازمانی جای می گیرد که در ادامه به تشریح آنها می پردازیم.
1- شناسایی کارکنان و تعیین شخصیت آنان و ایجاد حس و انگیزه همکاری در آن ها.
2- آگاه نمودن کارکنان از چگونگی سیاست ها، برنامه ها ، خط مشی ها ، طرح های در دست اجرا و پیش بینی شده.
3- هدایت و توسعه بهداشت روانی در محیط کار (امنیت فکری)
4- ایجاد احساس مسوولیت در میان کارکنان با رسیدگی به شکایات ، نیازها، درخواست و پیشنهاد آن ها
5- کنترل و نظارت بر امور رفاهی ، تامینی، ورزشی و هنری کارکنان
6- شرکت در جلسات مهم دستگاه و ارتباط مستقیم با مسئولین دستگاه
7- چاپ و نشر بروشور و نشریه داخلی و ارایه گزارش عملکرد موسسه
8- دریافت گزارش فعالیت ها، طرح ها و برنامه های واحدهای مختلف
9- تهیه عکس ، اسلاید ، فیلم از فعالیت موسسه (اعم از حضور در سفرها، شر کت در گردهمایی ها، تنظیم شعایر و برگزاری مراسم ها) و حفظ آنها در آرشیو سمعی و بصری
10-هماهنگی برای حضور درمراسم شادی و غم همکاران از طریق ارایه برنامه جهت مراسم های شادی یا غم، انتشار پیام تبریک یا تسلیت از طریق مدیر و کارکنان و انعکاس ان در سطح داخلی موسسه
مهمترین وظایف و فعالیتهای برون سازمانی روابط عمومی موسسه عبارتند از :
1- افکار سنجی عمومی نسبت به نام و عملکرد موسسه (مخاطبان عام) از طریق تنظیم فرم های خاص نظر سنجی با توجه به شرایط و فرهنگ مکان جغرافیایی
2- آشنا نمودن جامعه با موسسه و فعالیت ان در حوزه های مشخص
3- ایجاد سامانه پیام کوتاه جهت ارتباط با مخاطبان و بررسی مطالب درج شده توسط آنان و ارایه پاسخ لازم
4- ایجاد بستری مناسب برای همکاری با کارشناسان و صاحب نظران در حوزه های مختلف فعالیت موسسه
5- تشکیل سمینارها، مجالس سخنرانی و برپایی نمایشگاه ها (تهیه تقویم برگزاری نمایشگاه های تخصصی داخلی و بین المللی ، برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه ها، استفاده از امکانات روز در برپایی نمایشگاه ها و تهیه و توزیع فرم نظر سنجی بازدیدکنندگان و مشتریان)
6- ارتباط با رسانه ها جهت ارسال خبر یا گزارشات خبر، پاسخ گویی به رسانه ها در موارد طرح سوال ، برگزاری تور بازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها و پروژه های در دست اجرای شرکت و تهیه گزارش از برگزاری جلسات و نشت کاری با اصحاب رسانه .
7- ارایه شناخت عام و خاص از فعالیت های موسسه برای مشتریان و روابط عمومی دیگر سازمان ها از طریق ارایه تقویم فعالیت انتشاراتی در سال، چاپ و نشر بروشور، لوح فشرده و کاتالوگ برقراری ارتباطات الکترونیکی از طریق اعلام پیام گیر، پست صوتی، آدرس وب و پست الکترونیکی
8- پایش فعالیت رقبا و بررسی فرصت ها و تهدیدهای محیطی و تاثیر آنها بر عملکرد شرکت و در نهایت ارایه خدمات مشاوره ای در راستای این پایش به مدیران و کارکنان
IT
(Information Technology)
این سیستم بدون شک تحولات گسترده ای را در تمامی عرصه‌های اجتماعی و اقتصادی بشریت به دنبال داشته و تاثیر آن بر جوامع بشری به گونه‌ای است که جهان امروز به سرعت در حال تبدیل شدن به یک جامعه اطلاعاتی است.IT علم و مهارت های همه جنبه های محاسبات ، ذخیره سازی اطلاعات و ارتباطات است . IT مبحث جدیدی است که به سرعت رشد کرده و تغییرات بنیادی در دنیای کنونی ایجاد می کند ، این تغییرات ناشی از انجام روش های تجاری جدید ، ایجاد تنوعات و سرگرمی های جدید و به وجود اوردن هنرهای جدید می باشد. IT شامل موضوعاتی است که به علم و تکنولوژی کامپیوتر ، طراحی ، توسعه ، نصب و پیاده سازی سیستم ها ونرم افزارهای اطلاعاتی مربوط می شود.
روابط عمومی آمادگی انجام پشتیبانی و پیاده سازی محتوای سایت سایر موسسه را دارا می باشد . رقابت مابین موسسات دیگر به شدت رو به فزونی است و از آن جا که مشتری مختار به انتخاب است اگر سازمانی تعلل نماید به راحتی سهم بازار خود را از دست داده و نابود می شود . یکی از تاثیر گذارترین ابزارها در این فضای رقابتی فناوری اطلاعات می باشد . شرکت ها و سازمان های پیشتاز در عرصه رقابت با کمک این ابزار و طراحی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری(CRM) توانستند نه تنها در بازار باقی بمانند بلکه سهم بزرگی از شرکت های عظیم و نامدار قدیمی که با فناوری اطلاعات فاصله داشتند را نیز از آن خود نمایند . مفهوم مدیریت ارتباط با مشتری مفهوم جدیدی نبوده و نیست بلکه این تاثیر فناوری اطلاعات بر روی آن است که آن را متحول ساخته است . بگونه ای که امروزه اگر سازمانی خدمات مشتریان خود را به صورت web style ارایه ندهد میتوان گفت بازار بزرگی به وسعت جهانی را براحتی از دست داده است.
بازرگانی
بازاریابی بخشی از فلسفه مدیریت است که باید براساس ان ، نیازها و خواسته های مشتری شناخته و شرایط برای رضایت مندی آنان فراهم شود . رضایت مندی مشتری هنگامی محقق می شود که ارزش واقعی کالا یا خدمات، برابر یا بیشتر از ارزش مورد انتظار مشتری باشد. بازاریابی کارامد با پژوهش اغاز می شود. پژوهش در یک بازار به اشکارشدن بخش هایی می انجامد که از گروه های مشتریان با نیازهای متفاوت شکل گرفته اند. موسسه باید تنها بخش هایی را هدف گذاری کند که در ان‌ها توان فعالیت را در بهترین و بالاترین سطح خدمت دارد و در هر یک از بازارهای هدف، باید پیشنهادهای خود را به گونه ای تنظیم و عرضه کند که مشتری تفاوت ان را با پیشنهاد دیگران به روشنی تشخیص دهد و به این ترتیب خوب جا بیفتد .بخش بندی بازار، برگزیدن بازار هدف و جا انداختن پیشنهادها نمایانگر وجود اندیشه بازاریابی راهبردی در سازمان است.
تعريف و ويژگيهاي تبليغات :
بعضي‌ها تبليغ يا پروپاگاندا (Propaganda) را به معني پخش يا تحريك و يا به حركت واداشتن انديشه‌هاي ويژه مي‌دانند. آنان براين باورند كه پروپاگاندا به معني دروغ، تحريف، فريب، جنگ رواني وشستسوي مغزي به كار مي‌رود و هويت يك پيام به عنوان پروپاگاندا، از معناي منفي و نادرست آن‌شناسايي مي‌شود.
با چنين ديدگاهي، تبليغ را به پنج نوع تقسيم مي‌كنند:
1-تبليغ آشوب آفرين يا هيجاني: در اين نوع تبليغ سعي مي‌شود مخاطب به سوي اهداف معين‌هدايت شود.
2-تبليغ وحدت بخش: در اين نوع تبليغ، تلاش منبع در راستاي منفعل كردن مخاطب است.
3-تبليغ مفيد: در اين نوع تبليغ علي‌رغم اين كه منبع مشخص است و اطلاعات پيام ارسالي از طرف او صحت دارد، تلاش منبع ايجاد اعتبار در نزد مخاطب است.
4-تبليغ خاكستري: در اين تبليغ ممكن است منبع مشخص و يا نامشخص باشد و احتمال دارد اطلاعات پيام نيز درست و يا نادرست باشد.
5-تبليغ سياه: در اين نوع تبليغ، اطلاعات پيام، نادرست و ساختگي بوده و هدف منبع، نيرنگ‌آميز است.
اگر در هر يك از انواع تبليغات دقت كنيم، درمي‌يابيم كه مهمترين ويژگي آنها، ناديده گرفتن نقش‌مخاطب است. همچنين بعضي‌ها معتقدند كه در تبليغ سعي مي‌شود اراده مردم، تفكر، نگرش و جهان‌بيني آنان به سوي عوامل تبليغ جلب شود؛ يعني به جاي مخاطب خود فكر مي‌كند و عقايد خودرا به آنان تحميل مي‌كند.
خدمات ارایه شده توسط روابط عمومی (بازاریابی)
این واحد با همکاری سایر بخش ها و بهره مندی از دانش روز و مهارت های عملی و کاربردی کسب و کار طی 7 گام ارایه خدمت می نماید.
گام اول : مشاوره، برنامه ریزی و تعیین استراتژی تبلیغاتی : در این مرحله با برگزاری جلسات متعدد تلاش می شود ضمن ارزیابی مجموعه به لحاظ درون سازمانی و برون سازمانی و همچنین اسیب شناسی تبلیغات گذشته و حال مشتری نسبت به ترسیم استراتژی وجایگاه یابی تبلیغاتی، بازاریابی و فروش واحدها اقدام مقتضی صورت پذیرد.
گام دوم : اولویت بندی اهداف: این گام یکی از مراحل مهم در ترسیم و طراحی کمپین تبلیغاتی مشتریان می باشد در این مرحله با بحث های کارشناسی متعدد با بخش های مختلف روابط عمومـــی، بازاریابی و فروش واحــدها به تعیین و اولویت بندی اهــداف می پردازیم.
گام سوم : شناسایی مخاطبان : متناسب با اهداف، مخاطبان تعیین و دسته بندی می شوند. بدیهی است دقت نظر در این مرحله می تواند در بهینه سازی بودجه بسیار تاثیرگذار باشد.
گام چهارم : شناخت عادات رسانه ای : رسانه ها به لحاظ اثربخشی بر مخاطبان گوناگون، یکسان عمل نمی کنند. مخاطبان گوناگون عادات رسانه ای متفاوتی داشته و رسانه ها نیز از اثربخشی یکسانی برخوردار نیستند، بنابراین شناخت دقیق از عادات رسانه ای مخاطبان هدف و همچنین میزان اثربخشی رسانه ها می تواند در بازده حداکثری تبلیغات مفید واقع شود.
گام پنجم: دسته بندی رسانه ها: در این مرحله با عنایت به سایر مراحل اقدام به تعیین و دسته بندی رسانه ها در حوزه های گوناگون و متناسب با اهداف مخاطبان و عادات رسانه ای انان می شود.
گام ششم: تخمین و بهینه سازی بودجه : براساس موارد اشاره شده در گام های پیش از این و متناسب با شرایط و وضعیت اقتصادی حاکم و مبتنی بر اصول علمی اقدام به تعیین بودجه تبلیغاتی می شود.
گام هفتم: طراحی، نظارت واجرای کمپین تبلیغاتی : با در نظر گرفتن موارد فوق کمپین تبلیغاتی مجموعه مورد نظر طراحی می شود. پس از طراحی کمپین براساس نوع رسانه، پیام های تبلیغاتی مناسب آماده گردیده و به منظور چاپ، اکران و یا پخش، به رسانه مربوطه ارسال می گردد و تا اخرین مراحل نظارت های لازم اعم از پیگیری و تنظیم زمان پخش تیزر، چاپ و درج اگهی در روزنامه ها و مجلات، طراحی و اکران بیلبوردها و سایر مباحث کیفی و کمی صورت می پذیرد.
