فاکتورهای تیم‌سازی/
چگونه به بهترين‌بهره‌وري و اثربخشي دست يابيم؟
چطور مي‌شود افرادي را که از تجربه، مهارت، توانايي و دانش بالايي برخوردار هستند، کنار هم قرار داد و به گونه‌اي آن‌ها را مديريت کرد که به بهترين بهره‌وري و اثربخشي برسند؟ اصلا تيم‌هاي موفق به چه نکاتي توجه دارند که کارشان متفاوت شده و مي‌توانند انقلابي را در زمينه مورد نظر خود ايجاد کنند؟ شرکت‌هاي بزرگي مانند اپل و... موقع تيم‌سازي چه فاکتورهايي را در نظر مي‌گيرند؟
به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی بنیاد ملی نخبگان، معمولا بهترين تيم‌ها آن‌هايي هستند که اندازه‌شان کوچک است. هر گاه تعداد افراد تشکيل‌دهنده تيم حدود 10 تا 20 نفر باشد، تيم نمي‌تواند ـ يا حداقل خيلي سخت است ـ که کار را به بهترين نحو انجام دهد. اعضاي تيم براي ايجاد رابطه متقابل به گونه موثر و سازنده و هم‌چنين براي رسيدن به توافق نظر با مشکلات مختلفي روبه‌رو مي‌شوند. هم‌چنين اگر تعداد اعضا زياد باشد، به زحمت مي‌توانيم تيم را منسجم کنيم و تعهد را در ميان اعضا بالا ببريم. بنابراين اگر قرار است تيم اثربخشي داشته باشيم، به‌عنوان مدير نبايد اجازه دهيم که تعداد اعضا بيشتر از 12 نفر شود. البته اگر سازمان يا واحد مورد نظرتان بزرگ است، راه‌حل اين است که يک تيم اصلي داشته باشيد که در ارتباط کامل با زيرمجموعه‌هاي کوچک است.
توانایی اعضا
تيم اگر قرار است اثربخش باشد، بايد اين سه مهارت را به‌طور جدي داشته باشد. اول اين‌که از افرادي به‌عنوان عضو تيم استفاده کند که تخصص فني دارند. دوم اين‌که افرادي را به‌عنوان عضو تيم قبول کند که در حل مسئله و فرايند تصميم‌گيري مهارت و تجربه کافي داشته باشند و سوم اين‌که بتوانند مسائل را شناسايي کنند، راه‌حل ارائه دهند، راه‌حل‌هاي مختلف را ارزيابي کنند و راه‌حل‌هاي بهتر و شايسته‌تر را از بينشان انتخاب کنند. علاوه بر اين، تيم بايد داراي اعضايي باشد که توانايي شنوايي بالايي داشته باشند و بتوانند نتيجه کارها را با يکديگر به اشتراک بگذارند. از طرف ديگر، اعضاي يک تيم اثربخش بايد بتوانند تعارضاتي را که در حين انجام کار پيش مي‌آيد، به شکل درست و منطقي حل کنند و مهارت‌هاي لازم را نيز در برقراري روابط انساني داشته باشند.
ترکيب مناسبي از اين مهارت‌ها و تخصص‌ها براي اثربخش شدن کار يک تيم لازم و درواقع مي‌توان گفت که حياتي است. کافي است که تيم در يکي از اين مهارت‌ها توانايي بسيار بالاتري داشته باشد تا بتوانيم نتيجه بگيريم که از نظر دو مهارت ديگر نسبتا ضعيف است و يک جاي کار مي‌لنگد! البته لازم نيست هر تيم که تشکيل مي‌شود، از ابتدا همه اين مهارت‌ها را، آن هم در بالاترين درجه، داشته باشد، بلکه بايد افرادي را براي آموزش مهارت‌هايي که به نظر مي‌رسد در ميان اعضا وجود ندارد، در نظر گرفت.
اختصاص نقش به اعضای تیم و بهبود دادن مهارت‌ها
واضح است که افراد مختلف از نظر مهارت‌هايي که دارند، با هم متفاوت‌اند و اصلا نمي‌توان انتظار داشت که اعضاي تيم از نظر مهارت و توانايي با يکديگر در يک سطح قرار داشته باشند. بنابراين همان‌طور که اگر فردي به‌درستي براي يک شغل انتخاب شود، عملکردش بهبود پيدا مي‌کند، اگر مدير هم موقع تخصيص نقش‌ها و وظايف در يک تيم همين نگاه را دنبال کند، مي‌تواند تيمش را تبديل به تيمي اثربخش کند. در اين‌جاست که هنر مدير بايد خودش را نشان دهد و اعضاي تيم را سبک و سنگين کند، نقاط ضعف و قوتشان را به‌خوبي بشناسد و سپس با توجه به مهارت‌هايي که دارند، جايگاه و مسئوليتي را برايشان تعريف کند. به عبارت ديگر تيم‌هايي موفق هستند که افرادي دارند که مي‌شود نقش‌هاي کليدي را به آن‌ها سپرد و اين افراد چون از مهارت و سليقه لازم برخوردارند، مي‌توانند نقش‌هايشان را در سطحي بالاتر ايفا کنند.
تعهد به هدف مشترک
آيا تيم شما هدفي دارد که همه اعضا براي رسيدن به آن تلاش مي‌کنند؟ گاهي ممکن است هدفي که تيم در پي آن است، فقط يک رويا باشد، ولي اين هدف تيم معمولا از برخي هدف‌ها گسترده‌تر است. در تعريف تيم‌هاي اثربخش بايد بگوييم که اين تيم‌ها هدف مشترکي دارند و به وسيله همين هدف مشترک هم هست که اعضا را متعهد و هدايت مي‌کنند. براي نمونه تيمي را در نظر بگيريد که کامپيوتر مدل مکين‌تاش را طراحي کردند. اعضاي اين تيم در ابتدا متعهد شده بودند که وسيله‌اي بسازند که در صنعت کامپيوتر انقلابي به پا کند و پيشتاز شود. درواقع مي‌توان گفت که هدف مشترک براي اعضاي يک تيم اثربخش و کارآمد، به نوعي ستاره قطبي است که به تيم جهت مي‌دهد. در اين حالت اعضاي تيم وقت و انرژي زيادي را صرف مي‌کنند و درباره هدفي که به تيمشان تعلق دارد، بحث مي‌کنند، به اين هدف شکل مي‌دهند و سرانجام درباره آن به توافق مي‌رسند و پس از آن اين هدف در هر شرايطي راهنماي کار تيمي خواهد بود.
تعیین هدف‌های خاص
اگر مي‌خواهيد تيمي موفق داشته باشيد، بايد سعي کنيد هدف‌هاي مشترک تيمي را به صورت هدف‌هاي کوچکي درآوريد که کاملا مشخص، قابل سنجش و واقعي هستند و مي‌توان عملکرد تيم را بر اساس آن سنجيد. هدف اگر به‌درستي انتخاب شده باشد، باعث مي‌شود که عملکرد افراد و اعضاي تيم بهبود پيدا کند و به نوعي مي‌توان گفت که هدف‌هاي ويژه به کل تيم انرژي لازم را براي ادامه مسير مي‌دهد. اين هدف‌هاي خاص ارتباط‌ها را تسهيل و کانال‌ها را مشخص مي‌کند. يکي از نمونه‌هاي موفق تعيين هدف‌هاي خاص در طراحي اجاق گاز و جوجه سرخ‌کن برقي ترموس ترمال در سال 1992 بود! در سال 1990 شرکت ترموس تيمي را تشکيل داد تا اجاقي براي سرخ کردن گوشت و جوجه طراحي کند. اين هدف اوليه بود. اما قرار شد که اين دستگاه در نوع خودش بي‌نظير باشد، هنگام فروش به‌عنوان جزئي از مبلمان منزل دربيايد، نياز به زغال و چوب و... نداشته باشد و گوشتي که روي آن سرخ مي‌شود، طعم خوبي داشته باشد. البته اين همه ماجرا نبود، چون يک ضرب‌الاجل زماني هم براي اين کار در نظر گرفته و قرار شد اين وسيله در نمايشگاه ملي وسايل و لوازم خانگي سال 1992 ارائه شود. نتيجه کار طراحي و توليد اجاق گاز و جوجه سرخ‌کن برقي ترموس ترمال بود که از اين نمايشگاه جايزه گرفت و در تاريخ اين شرکت به موفق‌ترين محصول توليدي تبديل شد.
رهبری و ساختار
درست است که هدف تيم مقصد نهايي را تعيين مي‌کند، ولي اگر قرار است تيم شما به تيمي اثربخش و موفق تبديل شود، علاوه بر هدف، به ساختار و رهبر هم احتياج دارد تا توجه اعضا را به نقطه خاصي معطوف کند و به اين تلاش‌ها جهت دهد. براي مثال موقع تعيين روش کلي و توافق نظر درباره تيم، رهبر بايد اطمينان حاصل کند که ابزار و وسايل لازم را براي جهت دادن به هدف‌هايش دارد. اعضاي تيم هم‌چنين بايد در مورد اين‌که هر عضوي چه وظيفه‌اي را بر عهده دارد، به توافق برسند و رهبر بايد اطمينان داشته باشد که بار کاري افراد متناسب و يکسان است.
نقصان‌پذیری تیم
خيلي از اوقات شرايط تيم به گونه‌اي است که اعضا مي‌توانند خودشان را درون آن پنهان کنند، يا کارشان را لابه‌لاي کار ساير اعضا مخفي کنند و در حاشيه تلاش‌هايي که سايرين مي‌کنند، به استراحت مشغول باشند. علتش هم اين است که نمي‌توان به صورت دقيق نقش و سهم هر يک از افراد را در يک تيم مشخص کرد. اما تيم‌هاي موفق آن‌هايي هستند که اين مسئله را شناسايي مي‌کنند و اعضايشان هم اين مسئوليت را مي‌پذيرند که هر کس براي رسيدن به هدف‌ها و رهيافت‌هاي تيم تلاش کند.
منبع: بنیاد ملی نخبگان
عضویت
جامعه مجازی محققان ایران به شما کمک می کند تا با محققان سایر دانشگاه های کشور همواره در ارتباط باشید
