تعریف سیستم های اطلاعاتی حسابداری و شاخص های کارایی و بهره وری آن + منبع

تعریف سیستم های اطلاعاتی حسابداری (AIS):

سیستم اطلاعات حسابداری، سیستمی در خصوص جمع­ آوری و پردازش داده­ ها است که بر حسب پول اندازه­ گیری می­ شود. AIS تبادلات و تراکنش­ های حساب را پردازش و اطلاعاتی را برای کاربران تصمیم گیرنده، عرضه می­ کنند تا از این طریق به مدیریت برای انجام فعالیت­ های تجاری کمک نماید و سرانجام عملکرد شرکت را مورد سنجش قرار دهد. AIS قدیمی­ ترین، بزرگترین و گسترده­ ترین سیستم­ های اطلاعاتی مورد استفاده در تجارت است. سیستم های اطلاعات حسابداری بر پایه مفهوم حسابداری مضاعف و دیگر مفاهیم حسابداری تازه­تر نظیر حسابداری مسئولیت­ پذیری و فعالیت مبتنی بر هزینه شکل گرفته اند. سیستم­ های اطلاعاتی حسابداری در درجه اول مرتبط با طراحی سیستم­ های ضبط و تهیه گزارشات مبتنی بر داده­ های ثبت و ضبط شده و تفسیر گزارشات هر دو گروه کاربران داخلی و خارجی به منظور تصمیم­ گیری هستند. سیستم حسابداری، یک سیستم فرایند ثبت و نگارش مانند مجله، دفتر، کاربرگ و رویه­ هایی که اطلاعات قابل اعتماد و مناسبی برای تهیه اظهارنامه­ های مالی و دیگر گزارشات حسابداری برای رضایت کاربران گوناگون به منظور تصمیم­ گیری مؤثر تولید می­ شوند، است. جهان مدرن، جهان اطلاعات است و تمامی سازمان­ ها و شرکت­ های تجاری به منظور کسب اطلاعات مناسب برای کاربران داخلی و خارجی آن را ضروری می­ دانند؛ چرا که برای تصمیم­ گیری مقتضی و مناسب اهمیت دارد. سیستم­ های اطلاعات حسابداری ترکیبی از مطالعه و بررسی حسابداری توأم با طراحی، اجرا و نظارت و کنترل سیستم­های اطلاعاتی می­ باشد.

سیستم اطلاعاتی حسابداری بخش همبسته و جدایی­ ناپذیری از ساختار نظارت داخلی یک سازمان است. بدون اطلاعات تولید شده توسط سیستم­های اطلاعات حسابداری، مدیریت قادر به طراحی و عملکردهای مستقیم در دستیابی به اهداف سازمانی نخواهد بود و در این زمینه با فقدان و نقصان مواجه خواهد شد. اگرچه در دسترس بودن کامپیوتر پردازش کامپیوتری شده­ای از داده­ های حسابداری مقرون به صرفه­ ای را برای همه سازمان­ها به وجود آورده اما درک کاملی از سیستم حسابداری دستی ضروری است. تمامی سیستم­ های حسابداری کامپیوتری شده شامل مفاهیم و مبادی و اصول نهفته در یک سیستم دستی می­ باشند. درک درستی از سیستم­ های دستی به مدیران این اجازه را می­ دهد که با دقت بیشتری روابط متقابلی که درون داده­های حسابداری وجود دارند و گزارشاتی که توسط سیستم­ های اطلاعات حسابداری شرکت­ ها تولید می­ شوند را بشناسند.

 

اثربخشی سیستم اطلاعات حسابداری را می­توان بر سه مبنا همچون دامنه اطلاعات، به هنگام بودن و تجمع مورد تحلیل قرار داد. دامنه اطلاعات به عنوان اطلاعات مالی و غیرمالی و نیز اطلاعات داخلی و خارجی که در امر پیش­بینی وقایع آتی مفید است در نظر گرفته شده­اند. کیفیت به هنگام بودن به توانایی سیستم­های اطلاعات حسابداری به منظور برآوردن نیازها و احتیاجات اطلاعاتی برای ارائه گزارشات سیستماتیک و نظام­مند به کاربران مربوط می­شود. تجمع و نباشت اطلاعات به معنای جمع­آوری و خلاصه کردن اطلاعات در یک دوره زمانی می­باشد.

تعریف شاخص­های هفتگانه کارآمدی و اثربخشی سیستم­های اطلاعات حسابداری

1- سیستم­های کنترل و نظارت داخلی مؤثر:

عصر اطلاعات مدرن کاملاً وابسته به سیستم اطلاعات حسابداری است اما به طور فزاینده­ای با رشد خود پیچیده­تر می­شود و برای رفع نیازهای اطلاعاتی ما وابسته به فناوری خواهیم بود. این پیچیدگی و اهمیت سیستم اطلاعات حسابداری برای سازمان­های تجاری به منظور تضمین و اطمینان از کنترل مناسب آنها ضروری است. در زمان­های گوناگون، سازمان تجاری به منظور اطمینان حاصل نمودن از کفایت و مناسب بودن کنترل و عملکرد درست و مناسب، بررسی­هایی را روی سیستم انجام می­دهد. در واقع کنترل فرایند اعمال نفوذ بر فعالیت­های یک شی، ارگانیسم یا سیستم می­باشد. سیستم اطلاعات حسابداری شامل پردازش مبادلات و تراکنش­ها به عنوان ابزاری برای حفظ سوابق مالی می­باشد. چنین سیستم­هایی وظیفه شناسایی، جمع­آوری، تجزیه و تحلیل و پردازش، طبقه­بندی، ثبت، خلاصه­سازی و ثبت گزارش­های معاملاتی و دیگر وقایع را بر عهده دارند. کنترل و نظارت­های داخلی شامل کلیه سیاست­ها و رویه­های تصویب شده توسط مدیریت یک نهاد می­شود که در دستیابی به هدف تضمینی مدیریت کمک شایان توجهی می­کند. کنترل داخلی فرایندی است که تحت تأثیر هیئتی از مدیران، مدیریت و دیگر کارکنان یک نهاد، قرار دارد و برای ارائه اطمینانی معقول در خصوص دستیابی به سه دسته از اهداف نظیر پایایی گزارشات مالی، قوانین و مقررات جاری و قابل اجرا و اثربخشی و بهره وری عملکردها طراحی شده است. سیستم­های کنترل داخلی موثر برای عملکرد موفق و همچنین کنترل حسابداری و کنترل اجرایی ضروری است. این سیستم­ها به تقسیم و تفکیک سیستم­های اطلاعات حسابداری به منظور تولید اطلاعات پایا و مناسب کمک می­کنند. سایر خصوصیات کیفی اطلاعات حسابداری در صورتی که سیستم کنترل داخلی صوتی در یک سازمان وجود داشته باشد می­تواند حفظ شود. نظارت­های داخلی رویه­هایی برای به نظم کشیدن چگونگی حفظ دارایی­ها، اطمینان حاصل نمودن از گزارشات حسابداری پایا، ارتقای بهره­وری و حمایت از سیاست­های شرکت هستند. کنترل­های داخلی برای دستیابی به برخی اهداف نظیر هدایت منظم و مؤثر مبادلات و تراکنش­های حسابداری، حفاظت از دارایی­ها به منظور وفاداری به سیاست مدیریتی، احتراز از خطا و تشخیص و آشکارسازی خطاهای احتمالی، پیشگیری از تقلب و افشای تقلب و حصول اطمینان از صحت و درستی، جامعیت و کامل بودن، پایایی و آماده­سازی بموقع داده­های حسابداری ضروری می­باشند. اگر کنترل و نظارت داخلی درستی در هر سازمانی وجود داشته باشد، مدیریت آن سازمان می­تواند اطلاعات را با اتکای بیشتری به منظور حفظ و نگهداری از فعالیت­های تجاری شان آن گونه که AIS فراهم می­آورد، بکار گیرد. اما اگر نظارت داخلی چندان قوی نباشد، مدیریت نمی­تواند به اهداف خویش نائل آید. سیستم کنترل داخلی شامل دو دسته عمده نظیر کنترل حسابداری و کنترل اجرایی می­باشد. همانطور که کسب و کار و تجارت شرکت­ها به طور مستمر تکامل می­یابد الزامات و شرایط مورد نیاز برای اصلاح و بهبود سیستم­های کنترل داخلی نیز یک فرایند متوالی و پیوسته می­باشند. حسابرسان خارجی و داخلی کنترل­های داخلی شرکت را به طور سالانه بررسی می­کنند. برای حصول اطمینان از حفاظت صحیح دارایی­ها، تؤیید فیزیکی دارایی­های شبکه به طور دوره­ای انجام می­شود و کلیه خطرات مربوط به این دارایی­ها در هر دو سطح ملی و بین­المللی بیمه می­شوند.

به طور کلی کنترل داخلی یک فرایند است که توسط هیأتی از مدیران، مدیریت و دیگر کارکنان یک نهاد یا سازمان حمایت شده و برای ارائه اطمینان معقول در مورد دستیابی اهداف شرکت در زمینه­های مؤثر و کارامد، قابلیت اطمینان سوابق مالی و تطابق با قوانین و مقررات طراحی شده­ اند.

 

2- اقدامات امنیتی مؤثر (سنجش و اندازه گیری مناسب جنبه های امنیتی)

اقدامات امنیتی روش مؤثری برای قضاوت بهره­وری سیستم­های اطلاعات حسابداری شرکت­ها است. اگر در هر شرکت تجاری یک سنجه امنیتی وجود داشته باشد، بهره­وری سیستم­های اطلاعات حسابداری ارتقاء خواهد یافت. این بهره­وری سیستم­های اطلاعات حسابداری به این دلیل که سنجش امنیت مناسب به حفاظت دارایی­های یک شرکت می­انجامد، تضمین شده است و همچنین، از دسترسی غیرمجاز کاربران جلوگیری به عمل می­آورد. به عنوان نمونه، تغییر نامناسب داده­ها می­تواند یک چالش باشد و بازسازی داده­های از دست رفته و احتراز از فروپاشی ماشینی می­تواند از طریق راه­انداری یک سنجه امنیتی مناسب ممکن گردد. سنجه های امنیتی کلیه چرخه­های مبادلاتی را پوشش می­دهد و همچنین، سازماندهی، امکانات فیزیکی و عملکردها، عملیات مدیریتی و دیگر جنبه­های یک شرکت را گسترش می­دهد.

 
3- مستندات خوب و قابل استفاده (اسناد و مدارک معتبر و درخور)اسناد و مدارک عامل مهم دیگری برای قضاوت بهره­وری سیستم­های اطلاعات حسابداری شرکت­های مورد بررسی است. اسناد و مدارک مناسب برای تهیه اطلاعات مرتبط و پایا که به مدیریت انجام فعالیت­های تجاری کمک می­کند، امری ضروری است. به علاوه، به عنوان پایه­ای برای آماده­سازی صورت­های مالی استفاده  می­شود که شامل صورتحساب­های درآمد، صورتحساب­های گردش نقدی، تراز نامه، اظهارنامه­های حقوق صاحبان و مالکان و دیگر صورتحساب­ها می­باشد.

همچنین، تکنیک­های جمع­آوری اسناد می­تواند برای نشان دادن عملکرد واقعی که بر ضعف نظارت از سوی ارزیابان تأکید دارد، به کار رود. به طور معمول، اسناد تا حدودی در واحدهای بسیار متفاوت یک بنگاه ریشه دارد، اما رونوشت­های تمام آنها به واحد ذی­حساب­ها فرستاده می­شوند که در آنجا این رونوشت­ها خلاصه، تحلیل و سپس در دفاتر حساب­ها وارد شوند.

 

4- قابلیت جداسازی فعالیت­ها از حسابداری (جدایی کارکرد از حسابداری)

جداسازی فعالیت و حسابداری روشی مهم برای قضاوت کردن در مورد کارایی سیستم­های اطلاعات حسابداری بنگاه­ها است. سیستم­های اطلاعات حسابداری سیستم ثبت مخارج کسب و کار است که از سیستم حسابداری آن حفاظت می­کند. هدف آن گردآوری اطلاعات است تا سرمایه­گذاران، بستانکاران، مدیران از آن اطلاعات برای تصمیم­سازی بهره گیرند. سیستم اطلاعات حسابداری انتقال کارآمد اطلاعات را فراهم  می­کند که برای کمک کردن به کاربر اطلاعات، به ویژه آنهایی که خیلی با حسابداری و گزارش مالی همساز نیستند، ضروری هستند. اطلاعات صحیح و دقیق ضروری هستند برای اینکه به تصمیمی دقیق و عاری از نقص دست یابند که سهامدار را ترغیب کند. یکی از اهداف اصلی سیستم­های اطلاعات حسابداری حمایت از فعالیت­های کسب و کار روزانه و بسیاری فعالیت­های اساسی نظیر گردآوری اطلاعات، مدیریت اطلاعات، نگهداری اطلاعات، کنترل اطلاعات و تولید اطلاعات برای برآوردن این هدف است متشکل از پردازش انتقالات حسابداری که از منابع خارجی پدید می­آیند، بازبینی فعالیت­های فیزیکی درونی و آماده کردن خروجی­هایی از این دست اسناد قابل استفاده و صورتحساب­های مالی. اسنادی که در پردازش انتقال به کار گرفته می­شوند می­بایست از رویه جمع­آوری نقدینگی برای اطمینان از ممانعت از دستکاری حساب­ها، جدا شود. این فعالیت­ها کیفیت اطلاعات حسابداری تولید شده توسط سیستم­های اطلاعات حسابداری را افزایش می­دهند.

 

5- میزان افشا (افشاگری کافی)

میزان ارتباطات شاخص مهم دیگری برای قضاوت کردن در خصوص سیستم­های اطلاعات حسابداری است. افشا در گزارش مالی، ارائه اطلاعات لازم برای عملکرد بهینه بازار سرمایه کارآمد است. همانطور که می­دانید کاربرهای متفاوت در خصوص اطلاعات حسابداری وجود دارد. برای مثال گروه سرمایه­گذار به اطلاعاتی راجع به امکان­پذیری سرمایه­گذاری نیاز دارند. گروه بستانکار به اطلاعات برای شکل دادن قضاوت راجع به ارزش اعتبار وام­ها نیاز دارند. بنابراین، نیازها برای اطلاعات گروه­های متفاوت تغییر می­کند. بنابراین، یک بنگاه تقاضای کاربران را برآورده می­سازد اما برآورده کردن تقاضای تمام کاربران وظیفه­ای مشکل است زیرا محدودیت­های هزینه­ای وجود دارد. افشا به معنای انتشار اطلاعات مناسب، مهم و قابل فهم، هم مالی و هم غیر مالی، از قلمروی خصوصی تا عمومی است.

 
6- اثربخشی هزینه:

اثربخشی هزینه عامل دیگری است برای قضاوت درباره کارایی سیستم­های اطلاعات حسابداری بنگاه­ها. AIS می­تواند منجر به اثربخشی هزینه شود زیرا AIS کارآمد به شناسایی هزینه مازاد کمک می­کند و آن هزینه­های مازاد می­تواند توسط مدیریت کاهش یابد. ادغام مقیاس کنترل یا امنیت در یک سیستم هزینه­ای را در بر می­گیرد. انواع معین کنترل­ها نظیر کنترل­های اصلاح­کننده، کنترل­های جمع­آوری اسناد تا حدودی گران هستند. در برخی موارد، حتی کنترل­هایی که تکمیل­کننده سایر کنترل­ها هستند ممکن است سودآور و مقرون به صرف باشند، از آنجایی که آنها قابلیت اعتماد یا اطمینان را با آشکارسازی خطاهایی که ممکن است با سایر کنترل­ها گم شوند یا از دست روند، افزایش می­دهند. در مقابل، کنترل­های تکمیل­کننده معین ممکن نیست قابلیت اعتماد را بهبود بخشند یا خطرات را به درجه­ای معنی­دار کاهش دهند و بنابراین ممکن نیست افزایش­ها مطلوب باشند. بعد از اینکه کنترل­ها در چهارچوبی به همبسته شکل گرفتند، تمام کنترل­ها می­بایست به وسیله میانگین­های تحلیل هزینه فایده بازبینی و ارزیابی شوند. ترجیحاً، این بازبینی و بررسی می­بایست در طول فعالیت توسعه سیستم­ها رخ دهد؛ به هر حال، ممکن است در هر زمانی انجام شود.

 

 7- ممیزی درونی و بیرونی مستقل (حسابرسی داخلی و خارجی مستقل):ممیزی درونی عمل ارزشیابی مستقل پایه­ریزی شده نزد سازمان برای بررسی و ارزیابی فعالیت­هایش است. هدف درونی ممیزی همکاری کردن با اعضای سازمان در ایفای مؤثر مسئولیت­های­شان است. برای این هدف، ممیزی درونی برای آنها تحلیل­ها، ارزشیابی­ها، پیشنهادها، رایزنی و اطلاعات مربوط به بررسی را فراهم می­کند. ممیزی درونی هر بررسی یا ارزشیابی نظام­ یافته روندها یا عملکردها توسط یک کارمند در خصوص مؤسسه مستقل مربوط برای هدف تعیین انطباق با ضوابط و معیار های تعیین شده است. ممیزی بیرونی توسط حسابدارهای خبره (CAs) که مستقل از نهاد و مؤسسه مستقل هستند و مطالبات یا درخواست نامه­ های­شان ممیزی می­شوند، انجام می­شود.

 

منبع:

Neogy, T. K. (2014). Evaluation of Efficiency of Accounting Information Systems: A Study on Mobile Telecommunication Companies in Bangladesh. Global Disclosure of Economics and Business, 3(1), pp. 40-55