سکوت سازمانی را بشکنید!

در دنیای امروز که ارتباطات و تکنولوژی‌های آن روز به روز ارتقا می‌یابد سازمان‌ها می‌روند تا در عرصه دهکده جهانی به رقابت بپردازند. سازمان‌ها از حالت‌های سنتی خود فاصله گرفته‌اند. ارتباطات در سازمان‌ها گسترده شده است، روش‌های مشارکتی افزایش یافته‌اند، سازمان‌ها از تیم سازی‌های گسترده استفاده کرده‌اند و روش‌های مختلفی برای استفاده هرچه بهتر از سرمایه انسانی و جاری ساختن دانش آنان در سازمان‌ها استفاده شده است.
در این میان هنوز سازمان‌هایی وجود دارند که به واسطه ضعف‌های خود در مدیریت، روش‌ها، ساختارها و فرآیند‌ها موجب محروم شدن خویش از منابع عظیم دانشی کارمندان خود می‌شوند و سازمان را در سکوت فرومی‌برند.
سکوت سازمانی به معنای عدم اظهارنظر کارمندان در سازمان به دلایلی مانند ترس از تنبیه، عدم توجه و پاداش برای ایده‌ها، عدم اعتقاد مدیر به کارمندان و تکروی یا ترس از به خطر افتادن موقعیت شغلی است. سکوت سازمانی پدیده شومی است که می‌تواند سد معبری برای مواردی چون نوآوری و تغییرات سازمانی، بهبود مستمر، ایجاد بازخورهای مناسب، مدیریت دانش سازمانی، اصلاح خطاهای سازمانی، رضایت درونی کارکنان و تصمیم‌گیری‌های قوی بدون آرای کارکنان خود باشد و موجب شود تا سازمان به روش‌های کنونی خود خو بگیرد و دچار رکود شود.
عوامل مختلفی در سازمان موجب دامن زدن به مقوله سکوت سازمانی می‌شود که به برخی از مهم‌ترین این عوامل اشاره می‌شود. اولین عامل سازمانی مدیریت است. سبک مدیریت سازمان و تمایل او به سبک‌های دیکتاتورمآبانه و نوع نگاه او به انسان از این منظر که تا چه اندازه کارمندان خود را رشد یافته می‌داند، بر میزان سکوت سازمانی موثر است.
نقش دیگر مدیر، کنترل میزان ارتباطات به‌خصوص ارتباطات از پایین به بالای کارمندان است. دومین عامل سازمان و فرآیند‌های آن است. برخی متغیرهای سازمان که در سکوت سازمانی موثر هستند، عبارت است از: فرهنگ سازمانی، روش تصمیم‌گیری در سازمان و روش‌ها و فرآیند‌های جاری در عواملی كه نهفته در سازمانهستند.
چنان‌که برخی سازمان‌ها مانند سازمان‌های نظامی، فرهنگ و روشی را در درون خود دارند که افراد را در جهت سکوت بیشتر ترغیب می‌کنند. عامل دیگر خود کارکنان هستند که به دلایل مختلفی دست به سکوت می‌زنند. برخی از این دلایل فردی عبارت است از: حفظ موقعیت کنونی، عدم اعتماد به نفس، بدبینی به مدیر و عدم گسترش وظایف. همه این عوامل باعث می‌شود تا نوعی ترس درونی مانع اظهارنظر فرد شود؛ چراکه فرد نگران است که موقعیت شغلی وی به خطر بیفتد.
در مواردی نیز فرد از اینکه اظهارنظر او باعث گسترده‌تر شدن وظایف و مسوولیت‌هایش شود هراس دارد؛ بنابراین از اظهارنظر پرهیز می‌کند. عامل دیگر تاثیرگذار بر سکوت سازمانی متغیرهای اجتماعی کارکنان است. برخی از این متغیرها عبارت است از: گروه اندیشی و میل به تطابق با سایرین. در این عوامل نظر اکثریت بر اقلیت مسلط می‌شود و افرادی که نظری بر خلاف اکثریت دارند از بیان نظرات خود جلوگیری می‌کنند. در مواردی نیز افرادی که دارای پست و مقام یا مقبولیت بیشتری هستند بر نظرات سایرین مسلط بوده و افراد از مخالفت با آنان می‌پرهیزند.
مساله مهم دیگری که باید به آن پرداخته شود، تبعاتی است که پدیده سکوت برای سازمان‌ها به همراه می‌آورد و این تبعات باعث می‌شود تا اهمیت این موضوع هر چه بیشتر عیان شود. یکی از تبعات منفی این پدیده احساس سرخوردگی کارکنان است.
کارکنان به‌دلیل آنکه آرای آنها خوانده نمی‌شود، احساس می‌کنند که قدر آنها دانسته نشده است و در جهاتی شغل آنها غنای کافی را برای آنها نخواهد داشت؛ چراکه در واقع آنها خود را ارزشمندتر از جایگاه شغلی خود می‌دانند؛ اما به دلایلی سکوت کرده‌اند. در این حالت این کارمندان دچار مواردی چون بی‌انگیزشی، نارضایتی، ناهماهنگی شناختی و استرس درونی می‌شوند.
ضربه دیگری که شنیده نشدن صداهای کارمندان به سازمان خواهد زد. کند کردن روند تغییرات و نوآوری سازمانی و کاهش کیفیت تصمیم‌گیری‌ها است. با آشنایی مختصری با مباحث مربوط به مدیریت تغییر و نوآوری سازمانی، مدیریت جامع کیفیت، مدیریت دانش، مدیریت استراتژیک و دیگر سیستم‌های بهبود سازمان‌ها به راحتی می‌توان اهمیت نقش کارمندان و شنیده شدن صدای آنان و جاری شدن نظرات آنان را در اجرای بهینه سیستم‌های بهبود در سطح سازمان دریافت. در این سیستم‌ها سازمان از انبوه نظرات و ایده‌ها و دانش افراد در جهت بهبود سیستم خود بهره می‌برد.
در تصمیم‌گیری‌های سازمانی نیز افراد سازمان همچون یک خانواده نظرات ارزنده خود را به سازمان ارائه می‌دهند و بدیل‌های تصمیم‌گیری زیادی را پیش پای مدیر می‌گذارد. اهمیت این موضوع تا به جایی است که حتی سیستم‌های مدیریت مشارکتی پا را از این نیز فراتر گذاشته و افکار، نظرات و پیشنهادهای مشتریان، پیمانکاران، توزیع‌کنندگان و تامین‌کنندگان را نیز در تصمیمات و طرح‌های بهبود سازمانی به‌کار می‌برند؛ چراکه تحقیقات نشان داده است که نتایجی که خرد جمعی حاصل می‌کند همواره از باهوش‌ترین افراد نیز به واقعیت نزدیک‌تر است و نتایج بهتری را به بار
می‌آورد.
با توجه به همه آنچه بیان شد به‌عنوان یک مدیر سعی کنید سکوت سازمان خود را بشکنید. ارتباطات را در سازمان گسترده کنید. صدای کارمندان خود را بشنوید. از ایده‌های خلاقانه آنها در جهت بهبود بهره ببرید و همگان را از حالتی منفعل به کارمندانی فعال بدل کنید تا سازمانی پویا و زنده داشته باشید.