اگر مدیر و مقام ارشد هستید، برای این‌که نگذارید کارشناسان و مدیران‌تان شما را سرکار بگذارند و زمان‌تان را بدزدند، می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:
⭕ابتدا برای زیردستان مشخص کنید که محتوای گزارش های مورد نیازتان باید دارای چه بخش هایی باشد؛ همچنین معیاری برای خلاصه‌سازی مشخص کنید و برای مثال هر پنجاه صفحه گزارش می‌تواند در یک صفحه خلاصه و ارسال شود.
⭕ برای زیردستان خود مشخص کنید که گزارش‌ها و نامه‌هایی با حداکثر چند صفحه/کلمه را می‌خوانید.
⭕ گزارش‌های ضخیم‌تر از حد مشخص شده را صرفاً با گزارش خلاصه‌شده بپذیرید؛ یعنی هر گزارش کلی باید دارای خلاصه گزارش مدیریتی باشد.
⭕ مشخص کنید که گزارش باید خیلی صریح و روشن باشد و به تصمیم‌گیری کمک کند. هدف از ارسال گزارش باید به دقت مشخص شده باشد.
⭕ ارسال کننده گزارش‌های ضخیمی را که به تصمیم‌گیری کمک نمی‌کنند، ابهام را افزایش می‌دهند و به دلیل فرصت نداشتن برای مطالعه (نه انجام کار تخصصی روی آن) باید به سلسله مراتب ارجاع دهید، توبیخ و تنبیه کنید.
⭕ آدم‌های متخصصی در هر سازمان لازم است که خلاصه کردن متون را بدانند. این‌ها کارمندان اداری ساده وامانده از همه جا نیستند، بلکه احتمالاً متخصص‌ترین، دست به قلم‌ترین و فهیم‌ترین کارکنان سازمان هستند که قادرند زمان شما را از دست «دزدان زمان» نجات دهند.
نکته پایانی:
اگر مقام و مدیر ارشدی هستید که روی میزتان پر از گزارش‌های ضخیمی است که فرصت ندارید آن‌ها را بخوانید و به سلسله مراتب ارجاع می‌دهید و به تصمیم‌گیری شما کمک نمی‌کنند، «دزدان زمان» با «گزارش های غیرحرفه ای و بیهوده» در حال بر باد دادن زمان مفید کاری تان هستند. لذا برای آنان دوره آموزشی ترتیب دهید و نکات فوق را به آنان گوشزد کنید.
